Projekt biura zwykle powstaje z myślą o funkcjonalności układu, estetyce wnętrza i komforcie pracy zespołu. Rzadko kiedy ktoś na tym etapie zadaje pytanie, jak dana przestrzeń będzie się zachowywać po roku codziennej eksploatacji — jak szybko zużyje się podłoga w ciągu komunikacyjnym, czy matowa powierzchnia blatu będzie łatwa w utrzymaniu, czy strefa recepcji poradzi sobie z codziennym ruchem gości.

Jak zauważają specjaliści z RIO Cleaning, wiele problemów z codziennym utrzymaniem porządku wynika z rozwiązań przyjętych już podczas projektowania przestrzeni biurowej. To właśnie te decyzje, podjęte jeszcze przed pierwszym dniem pracy w nowym biurze, w dużej mierze określają, jak łatwo — albo jak trudno — będzie utrzymać przestrzeń w dobrym stanie przez kolejne lata.

Projektowanie wpływa również na późniejsze utrzymanie budynku

Proces projektowania biura koncentruje się zwykle na tym, jak przestrzeń będzie wyglądać i jak będzie się w niej pracować. Rzadziej pojawia się pytanie o to, jak przestrzeń będzie się zachowywać w codziennej eksploatacji — po tygodniach i miesiącach realnego użytkowania, a nie w dniu odbioru wykończonego wnętrza.

Tymczasem to właśnie decyzje projektowe mają bezpośredni wpływ na to, ile pracy i uwagi będzie wymagać utrzymanie budynku w dobrym stanie:

• układ pomieszczeń — decyduje o tym, jak przemieszcza się zespół i goście, a więc które strefy będą narażone na największe obciążenie;
• dobór materiałów wykończeniowych — wpływa na to, jak szybko dana powierzchnia traci estetyczny wygląd pod wpływem codziennego użytkowania;
• rozmieszczenie stref o różnej intensywności ruchu — od tego zależy, czy obciążenie rozkłada się równomiernie, czy koncentruje się w kilku newralgicznych punktach.

Dobrze zaprojektowana przestrzeń nie eliminuje potrzeby regularnego serwisu, ale sprawia, że codzienna eksploatacja jest mniej wymagająca.

Materiały wykończeniowe mają znaczenie także po zakończeniu remontu

Wybór materiałów wykończeniowych wpływa na wygląd biura znacznie dłużej, niż mogłoby się wydawać na etapie odbioru inwestycji. Każdy z popularnych materiałów inaczej reaguje na codzienną eksploatację:

• podłogi w ciągach komunikacyjnych — narażone na stałe ścieranie, więc ich trwałość i łatwość czyszczenia mają znaczenie od pierwszego dnia użytkowania;
• wykładziny w strefach o dużym natężeniu ruchu — różnią się między sobą tym, jak szybko gromadzą kurz i jak trudno usunąć z nich zabrudzenia powstające w strefach przejściowych;
• szklane przegrody — łatwo pokazują odciski dłoni i smugi, co czyni je jednym z bardziej wymagających elementów w codziennym utrzymaniu;
• powierzchnie matowe — zwykle lepiej maskują drobne ślady codziennej pracy niż powierzchnie błyszczące, choć nie zawsze są łatwiejsze w czyszczeniu.

Te różnice rzadko są widoczne od razu po zakończeniu remontu — ujawniają się dopiero po miesiącach realnej eksploatacji, kiedy przestrzeń zaczyna żyć swoim codziennym rytmem.

Kuchnie, recepcje i ciągi komunikacyjne zużywają się najszybciej

Nie wszystkie części biura eksploatują się w tym samym tempie. Strefy o największej intensywności ruchu — kuchnie, recepcje, główne ciągi komunikacyjne — z natury rzeczy zużywają się szybciej niż gabinety czy mniej uczęszczane zakątki biura.

Recepcja jako pierwszy punkt kontaktu z budynkiem znosi codzienny ruch gości i pracowników, co przekłada się na szybsze zużycie podłóg i powierzchni w tej strefie. Ciągi komunikacyjne, którymi przemieszcza się cały zespół wielokrotnie w ciągu dnia, są narażone na intensywne ścieranie materiałów wykończeniowych. Kuchnia, jako miejsce krótkotrwałego, ale częstego użytkowania, wymaga materiałów odpornych na wilgoć, plamy i częsty kontakt z różnymi substancjami. Projektując te strefy, warto mieć świadomość, że będą eksploatowane intensywniej niż reszta biura.

Dlaczego warto myśleć o serwisie już podczas urządzania biura

Wiele problemów z codziennym utrzymaniem porządku wynika z decyzji przyjętych już podczas projektowania przestrzeni biurowej. Materiał, który trudno czyścić, układ pomieszczeń utrudniający dostęp do niektórych stref czy brak przewidzianego miejsca na sprzęt porządkowy — to decyzje podejmowane na długo przed pierwszym dniem funkcjonowania biura, a ich konsekwencje ponosi się później, każdego dnia.

Uwzględnienie perspektywy utrzymania czystości już na etapie projektowania nie oznacza rezygnacji z estetyki na rzecz praktyczności. Oznacza raczej świadomy wybór między materiałami, które wyglądają podobnie, ale zachowują się zupełnie inaczej w codziennej eksploatacji.

Dobrze zaprojektowane biuro łatwiej utrzymać w dobrym stanie przez lata

Biuro, które od samego początku projektowane jest z myślą o codziennej eksploatacji, rzadziej wymaga kosztownych napraw czy przedwczesnej wymiany wykończenia. Świadome decyzje podjęte na etapie projektowania — dobór materiałów odpowiednich do intensywności użytkowania danej strefy, przemyślany układ ciągów komunikacyjnych, uwzględnienie specyfiki kuchni i recepcji — procentują przez kolejne lata funkcjonowania przestrzeni.

Utrzymanie czystości i porządku w biurze nie zaczyna się w dniu wprowadzenia zespołu, tylko znacznie wcześniej — na etapie decyzji projektowych, które określają, jak łatwa lub trudna będzie codzienna eksploatacja przestrzeni.