Prowadzenie książki obiektu budowlanego (KOB) to obowiązek, który w ostatnich latach przeszedł znaczącą transformację. W 2025 roku nie wystarczy już segregator z dokumentami zamknięty w biurze zarządcy. Obowiązuje cyfrowa forma – c-KOB – która wymaga systematyczności, dokładności i znajomości nowych przepisów. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także organizacyjna i prawna, która dotyka właścicieli i zarządców tysięcy budynków w całym kraju.

W tym artykule przyglądamy się, czym dokładnie jest książka obiektu w nowym, cyfrowym wydaniu, co się zmieniło w 2025 roku oraz z jakimi wyzwaniami mierzą się osoby odpowiedzialne za jej prowadzenie.

Czym jest książka obiektu budowlanego i kogo dotyczy w 2025 roku?

Książka obiektu budowlanego to narzędzie dokumentujące historię użytkowania i utrzymania budynku. Obowiązek jej prowadzenia dotyczy właścicieli oraz zarządców większości obiektów – z wyłączeniem m.in. budynków jednorodzinnych czy obiektów tymczasowych. Jej celem jest zapewnienie bezpieczeństwa użytkowników, sprawne planowanie remontów oraz kontrola nad zgodnością eksploatacji obiektu z przepisami techniczno-budowlanymi.

Od 2023 roku forma papierowa została stopniowo zastępowana wersją elektroniczną – c-KOB. W 2025 roku to już standard, a w wielu przypadkach – obowiązek. Platforma e-Budownictwo stanowi oficjalne miejsce zakładania i prowadzenia książki w wersji cyfrowej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii.

W praktyce, każda ingerencja w budynek – od przeglądu instalacji po większy remont – powinna zostać odnotowana w c-KOB. Dla właścicieli oznacza to konieczność skrupulatnego dokumentowania działań, ale też ryzyko odpowiedzialności za błędy, zaniedbania lub brak wpisów.

Jakie zmiany przyniosła cyfryzacja dokumentacji budowlanej?

Wprowadzenie c-KOB to element szerszego procesu cyfryzacji budownictwa w Polsce. Nowe przepisy nie tylko umożliwiają, ale coraz częściej wymagają korzystania z narzędzi online. Zmienia się sposób myślenia o dokumentacji – z pasywnego archiwum na aktywne narzędzie zarządzania stanem technicznym obiektu.

Najważniejsze zmiany:

• Obowiązek prowadzenia dokumentacji online – dla nowo powstających obiektów oraz tych, które przechodzą większe zmiany.
• Jedno miejsce gromadzenia danych – e-KOB łączy informacje z przeglądów, kontroli, decyzji administracyjnych i eksploatacji.
• Dostępność i transparentność – dane mogą być łatwo udostępniane np. nadzorowi budowlanemu lub nowym właścicielom.
• Automatyzacja obowiązków – system przypomina o przeglądach i wymusza uzupełnianie danych zgodnie z przepisami.

Z perspektywy zarządców – to krok naprzód. Z perspektywy osób niedoświadczonych – potencjalne źródło stresu i niepewności. Cyfrowa książka to narzędzie skuteczne, ale tylko wtedy, gdy jest prowadzona zgodnie z zasadami i aktualnym stanem prawnym.

Obowiązki właściciela lub zarządcy w kontekście c-KOB

Wprowadzenie cyfrowej książki obiektu budowlanego zmieniło sposób, w jaki właściciele i zarządcy powinni podchodzić do dokumentacji technicznej. Przepisy są jednoznaczne – za prowadzenie c-KOB odpowiada właściciel lub zarządca obiektu, niezależnie od jego wielkości czy przeznaczenia.

To oznacza, że to oni muszą zadbać o:

• bieżące wprowadzanie wymaganych danych do systemu,
• dokumentowanie wszystkich przeglądów, napraw i decyzji administracyjnych,
• przestrzeganie harmonogramów przeglądów technicznych,
• zapewnienie ciągłości i kompletności zapisów w przypadku zmiany zarządcy.

W praktyce obowiązki te wymagają nie tylko znajomości prawa budowlanego, ale również biegłości w obsłudze platformy cyfrowej i umiejętności nadzorowania współpracujących podmiotów, np. firm wykonujących kontrole techniczne. Brak wpisu w c-KOB może zostać potraktowany jako naruszenie przepisów, co niesie za sobą konkretne konsekwencje – od grzywien po odpowiedzialność cywilnoprawną.

Najczęstsze trudności w prowadzeniu cyfrowej książki obiektu

Choć cyfryzacja miała uprościć procesy, wiele osób wciąż boryka się z praktycznymi problemami przy prowadzeniu c-KOB. Najczęstsze z nich to:

• Brak jasnych procedur – przepisy nie zawsze precyzują, w jakiej formie i szczegółowości dane powinny być wprowadzane.
• Niedopasowanie systemu do realiów – e-KOB, choć funkcjonalny, bywa nieintuicyjny, co zniechęca użytkowników.
• Problemy z aktualizacją danych – część właścicieli nie zdaje sobie sprawy z obowiązku wpisywania nawet pozornie drobnych informacji.
• Brak wiedzy technicznej – zarządcy nie zawsze wiedzą, jak prawidłowo interpretować zalecenia z przeglądów czy decyzji organów nadzoru.

Efektem może być niekompletna książka obiektu, która – w razie kontroli lub zdarzenia budowlanego – nie spełnia swojej funkcji. Właśnie dlatego wiele osób, zamiast uczyć się wszystkiego od podstaw, szuka rozwiązań, które zapewnią zgodność z przepisami bez ryzyka błędów.

Dlaczego coraz więcej podmiotów decyduje się na współpracę z wyspecjalizowaną platformą?

Czasochłonność, niepewność interpretacyjna i odpowiedzialność formalna sprawiają, że prowadzenie cyfrowej książki coraz częściej powierzane jest wyspecjalizowanym podmiotom. To rozwiązanie, które zyskuje popularność nie tylko wśród dużych zarządców nieruchomości, ale także w sektorze prywatnym i instytucjonalnym.

Korzyści takiego podejścia są konkretne:

• Minimalizacja ryzyka błędów – doświadczony zespół czuwa nad poprawnością zapisów i aktualizacją danych.
• Oszczędność czasu – właściciel nie musi zagłębiać się w szczegóły techniczne i prawne.
• Stały nadzór nad terminami – przypomnienia o przeglądach i obowiązkach eliminują ryzyko przeoczenia ważnych dat.
• Spójność dokumentacji – każdy wpis jest uzupełniany zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Warto w tym miejscu wspomnieć o przykładzie: Prowadzenie c-KOB przez dedykowaną platformę to model współpracy, który wpisuje się w trend profesjonalizacji zarządzania dokumentacją techniczną. Nie chodzi tu o przerzucenie odpowiedzialności, ale o stworzenie procesu, który działa efektywnie i bezpiecznie – nawet w obliczu zmian przepisów czy rotacji kadry.

O czym pamiętać, powierzając prowadzenie c-KOB na zewnątrz?

Zlecenie prowadzenia cyfrowej książki obiektu budowlanego wyspecjalizowanej firmie nie zwalnia właściciela z odpowiedzialności. Dlatego kluczowe jest świadome podejście do wyboru partnera i określenia zasad współpracy.

Na co zwrócić uwagę?

• Doświadczenie i znajomość przepisów – podmiot prowadzący c-KOB powinien znać aktualne wymagania prawa budowlanego i potrafić zastosować je w praktyce.
• Transparentność działania – dostęp do danych powinien być nieprzerwany. Właściciel musi mieć możliwość wglądu do książki w dowolnym momencie.
• Wsparcie merytoryczne – nie chodzi tylko o wpisy w systemie, ale również o umiejętność doradzenia, kiedy pojawi się nietypowa sytuacja lub wątpliwość interpretacyjna.
• Bezpieczeństwo danych – książka obiektu zawiera wrażliwe informacje o stanie technicznym budynku. Ochrona tych danych to nie formalność, ale realna potrzeba.

Zlecając prowadzenie c-KOB, warto podpisać szczegółową umowę, która określi zakres obowiązków, odpowiedzialność za błędy i sposób przekazywania informacji. W dobrze zaprojektowanym modelu współpracy właściciel odzyskuje czas i poczucie kontroli – bez konieczności śledzenia każdej zmiany przepisów.

Co dalej z dokumentacją obiektów budowlanych? Praktyczne wnioski na 2025 rok

Rok 2025 to już nie czas przygotowań, ale działania. Obowiązek prowadzenia c-KOB dotyczy coraz większej liczby budynków, a przepisy będą ulegać dalszym doprecyzowaniom. Dokumentacja techniczna przestaje być elementem archiwalnym – staje się narzędziem zarządzania ryzykiem, obowiązkami i odpowiedzialnością.

Właściciele i zarządcy mają dziś wybór: prowadzić książkę samodzielnie, ryzykując błędy i opóźnienia, albo powierzyć ten obszar specjalistom i skupić się na zarządzaniu nieruchomością w szerszym kontekście. Oba podejścia są zgodne z prawem – ale tylko jedno minimalizuje ryzyko formalne i operacyjne.

Praktyka pokazuje, że cyfryzacja nie polega tylko na przeniesieniu dokumentów do systemu. To zmiana kultury pracy z danymi technicznymi budynku. Warto potraktować ją jako szansę – na uporządkowanie procesów, zwiększenie transparentności i lepsze zarządzanie obiektem na lata.